Qui sommes-nous

Adjoint (e) exécutif (ve) et chef du protocole (contractuel)

Sommaire du poste :

Vous avez de bonnes habiletés relationnelles, une attitude positive empreinte de professionnalisme, de même qu’une flexibilité hautement développée? Vous aimez travailler en équipe et vous avez le sens des responsabilités? Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi stimulant qui vous permettra d’évoluer au sein d’une équipe créative et inspirante? Cet emploi est pour vous !

Sous la supervision de la Directrice générale, la personne titulaire de ce poste travaillera en étroite collaboration de manière à interpréter les requêtes et à répondre adéquatement et de façon autonome aux différentes demandes. De plus, elle devra exécuter des tâches de soutien administratif liées aux nombreux projets de l’organisation.

Ce poste administratif fait partie intégrante de l’ensemble des activités quotidiennes du Carnaval de Québec et des autres événements gérés par l’organisation, dont les Fêtes de la Nouvelle-France, et requiert un sens de l’éthique très développé tout en nécessitant une capacité d’adaptation afin de répondre à l’évolution constante des besoins internes et externes.


Fonctions spécifiques :

  • Administrer et coordonner l’ensemble des programmes de subvention (demande, reddition de comptes);
  • Assurer la planification, la coordination et la gestion des activités protocolaires entourant tous les événements;
  • Assurer le suivi de la correspondance et des communications d’affaires;
  • Rédiger et corriger divers documents (contrats, documents légaux, notes de service);
  • Organiser la logistique des réunions, des rencontres des conseils d’administration, des comités de gestion et préparer les documents requis;
  • Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin;
  • Gérer le suivi des différentes demandes ou dossiers notamment reliés à la haute direction; 
  • Assurer le traitement de dossiers hautement confidentiels;
  • Gérer l’agenda, le courrier, les courriels et les appels;
  • Collaborer à l’élaboration des bilans annuels;
  • Effectuer le traitement des relevés de dépenses;
  • Assister dans la préparation des documents budgétaires annuels;
  • Remplacer à la réception selon les besoins ponctuels (vacances, absences); 
  • Effectuer du travail général de bureau et toutes autres tâches connexes.

Compétences recherchées :

  • Haut niveau d’autonomie, de proactivité et capacité à travailler avec un minimum de supervision;
  • Capacité à répondre à un large éventail de questions dans un contexte parfois ambiguë;
  • Jugement fiable dans l’établissement des priorités;
  • Entregent et habilités relationnelles;
  • Aptitude à établir l’ordre de priorité des tâches et capacité à gérer des délais multiples;
  • Professionnalisme, discrétion, diplomatie et discernement;
  • Capacité à traiter des informations hautement confidentielles;
  • Habileté rédactionnelle.

Profil recherché :

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique, secrétariat ou l’équivalent;
  • Expérience de 2 à 5 dans un poste similaire;
  • Expérience dans le milieu événementiel (un atout);
  • Excellente connaissance de la suite Microsoft Office;
  • Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
  • Bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit.

Conditions d'emploi : 

  • Poste contractuel d’une durée de sept (7) mois à temps plein (possibilité de permanence); 
  • Horaire de 35 heures par semaine;
  • Disponibilité requise en dehors des heures de travail lors des événements;
  • Salaire à discuter selon l’expérience;
  • Environnement de travail stimulant et dynamique et en constante évolution.


Veuillez soumettre votre candidature par courriel à l’adresse suivante : rh@carnaval.qc.ca au plus tard le 28 juin 2019.
Nous vous remercions à l’avance pour l’intérêt manifesté pour le poste d’adjoint(e) exécutif(ve) et chef du protocole et à l’endroit du Carnaval de Québec !